THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI: PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ NHỮNG GIỚI HẠN PHÁP LÝ
Khi muốn hiện diện và tìm hiểu thị trường Việt Nam nhưng chưa có nhu cầu trực tiếp triển khai hoạt động kinh doanh, thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn thành lập Văn phòng đại diện. Đây là hình thức hiện diện thương mại cho phép thương nhân thực hiện các hoạt động liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh.
Tuy nhiên, Văn phòng đại diện không có quyền thực hiện mọi hoạt động như một doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh độc lập. Việc ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và phát sinh doanh thu đều có những giới hạn pháp lý nhất định. Vậy thương nhân nước ngoài cần đáp ứng điều kiện gì để thành lập Văn phòng đại diện? Sau khi được cấp phép, Văn phòng đại diện được thực hiện những hoạt động nào và đâu là những giới hạn cần đặc biệt lưu ý?
Quý khách hàng quan tâm đến dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, vui lòng liên hệ Công ty Đại Quang Minh theo số Hotline: 0932.191.299; Zalo: 0932.191.299; Email: info@quangminhlawfirm.com; Viber: (+84) 329 656 280; WhatsApp: (+84) 329 656 280; WeChat: (+84) 329 656 280 (ID: daiquangminh123) để được hỗ trợ miễn phí, trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất.
Ngoài ra, Công ty Đại Quang Minh đang cung cấp cho Quý khách hàng các Dịch vụ về Giấy phép con khác; Đăng ký doanh nghiệp; Đầu tư; Lao động nước ngoài; Tư vấn thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Liên hệ:
- Zalo: 0932.191.299
- Gmail: info@quangminhlawfirm.com
- Viber: (+84) 329 656 280
- WhatsApp: (+84) 329 656 280
- Wechat: (+84) 329 656 280 (ID: daiquangminh123)
- Telegram: (+84) 329 656 280
I. Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được thực hiện những hoạt động nào?
Theo khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật cho phép.
Cụ thể, Điều 30 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định Văn phòng đại diện được thực hiện các hoạt động:
- Thực hiện chức năng liên lạc: Là đầu mối trao đổi thông tin giữa thương nhân nước ngoài với đối tác, khách hàng và cơ quan, tổ chức tại Việt Nam.
- Tìm hiểu thị trường: Thu thập thông tin về nhu cầu, xu hướng tiêu dùng, môi trường kinh doanh và đối thủ cạnh tranh để phục vụ hoạt động của thương nhân nước ngoài.
- Xúc tiến, thúc đẩy cơ hội đầu tư, kinh doanh: Giới thiệu hoạt động của thương nhân nước ngoài, duy trì quan hệ với đối tác và hỗ trợ việc tìm kiếm cơ hội hợp tác tại Việt Nam.
Như vậy, Văn phòng đại diện có thể tham gia vào quá trình nghiên cứu, kết nối và xúc tiến cơ hội kinh doanh, nhưng không được mặc nhiên thực hiện các hoạt động thương mại nhằm tạo ra doanh thu tại Việt Nam.
II. Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Những giới hạn pháp lý cần lưu ý khi Văn phòng đại diện hoạt động tại Việt Nam
Trên thực tế, ranh giới giữa hoạt động xúc tiến thương mại và hoạt động kinh doanh trực tiếp đôi khi không dễ phân biệt. Thương nhân nước ngoài cần đặc biệt lưu ý các giới hạn sau:
Không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi
- Khoản 1 Điều 18 Luật Thương mại năm 2005 quy định Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Do đó, Văn phòng đại diện không được tự mình cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa hoặc thực hiện các giao dịch thương mại nhằm tạo doanh thu như một đơn vị kinh doanh.
- Chẳng hạn, Văn phòng đại diện có thể giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác và chuyển thông tin đặt hàng về công ty mẹ, nhưng không thể tự đứng ra bán hàng, thu tiền hoặc xuất hóa đơn cho khách hàng tại Việt Nam với tư cách một đơn vị kinh doanh.
Không được tự ý ký kết hợp đồng nhân danh thương nhân nước ngoài
- Theo khoản 3 Điều 18 Luật Thương mại năm 2005, Văn phòng đại diện không được giao kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc thuộc các trường hợp quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
Vì vậy, khi phát sinh nhu cầu ký kết hợp đồng với đối tác tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần xác định rõ chủ thể ký kết và phạm vi ủy quyền. Việc người đứng đầu Văn phòng đại diện ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền có thể dẫn đến tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm thực hiện hợp đồng.
Hoạt động phải phù hợp với nội dung Giấy phép
- Văn phòng đại diện chỉ được hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn ghi trong Giấy phép thành lập. Trường hợp thay đổi tên gọi, địa chỉ, người đứng đầu, nội dung hoạt động hoặc các thông tin khác thuộc diện phải điều chỉnh, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục tương ứng theo Điều 15 và Điều 17 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
- Đặc biệt, khi thay đổi địa điểm hoặc người đứng đầu Văn phòng đại diện, thương nhân không nên chỉ cập nhật thông tin nội bộ mà bỏ qua nghĩa vụ điều chỉnh Giấy phép theo quy định.
Phải bảo đảm nghĩa vụ báo cáo và tuân thủ pháp luật Việt Nam
- Theo Điều 18 Luật Thương mại năm 2005 và Điều 32 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến hoạt động, báo cáo và các quy định pháp luật có liên quan tại Việt Nam. Trong đó, báo cáo hoạt động hằng năm phải được gửi trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo.
Việc không thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc không hoạt động trong thời gian dài có thể dẫn đến nguy cơ bị thu hồi Giấy phép theo Điều 44 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
III. Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Sử dụng mẫu tương ứng theo quy định về biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài: Tài liệu phải được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện: Do thương nhân nước ngoài ban hành theo thẩm quyền.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu tương đương: Có thể sử dụng báo cáo tài chính của năm tài chính gần nhất hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân thành lập hoặc đăng ký kinh doanh cấp hoặc xác nhận, nhằm chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực tế của thương nhân nước ngoài.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Văn phòng đại diện: Trường hợp là người nước ngoài, hồ sơ sử dụng bản sao hộ chiếu; trường hợp là người Việt Nam, sử dụng giấy tờ pháp lý tương ứng theo quy định.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Bao gồm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm theo quy định.
Đối với các tài liệu do nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, thương nhân cần lưu ý yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật có liên quan.
Ngoài ra, thương nhân cần bảo đảm các thông tin về tên, địa chỉ, người đứng đầu và phạm vi hoạt động được kê khai thống nhất giữa đơn đề nghị và các tài liệu trong hồ sơ. Việc chuẩn bị thiếu hoặc không thống nhất giấy tờ có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
Tại sao quý khách hàng nên chọn Công ty Đại Quang Minh
Nguồn nhân lực: Là tập hợp đội ngũ chuyên gia pháp lý doanh nghiệp, chuyên viên pháp lý dự án có quá trình công tác lâu năm tại các Tập đoàn kinh tế tư nhân trong nước; các doanh nghiệp lớn có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.
Chính sách tư vấn: Khách hàng được tặng gói tư vấn pháp lý hoàn toàn miễn phí khi sử dụng dịch vụ tại Công ty.
Tính chuyên nghiệp và kinh nghiệm: Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, đảm bảo quá trình tư vấn nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian: Sử dụng dịch vụ của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian khi mọi thủ tục và hồ sơ liên quan đều được thực hiện trọn gói.
Tuân thủ pháp luật: Chúng tôi đảm bảo mọi quy trình đều tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành.
Tính linh hoạt: Dịch vụ tư vấn được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Đối tác tin cậy: Công ty Đại Quang Minh đã xây dựng được uy tín trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp với chi phí hợp lý cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Bảo mật thông tin: Chúng tôi cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân và thông tin kinh doanh của khách hàng.
Hỗ trợ chi tiết: Cung cấp hướng dẫn đầy đủ về quy trình và yêu cầu, giúp khách hàng hiểu rõ từng bước trong việc thành lập doanh nghiệp.
Tối ưu quy trình: Chúng tôi giúp đơn giản hóa quy trình đăng ký kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và những khó khăn có thể phát sinh.
Trải nghiệm khách hàng: Luôn hướng đến việc mang lại trải nghiệm tốt nhất thông qua tư vấn chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tâm.
Tập trung phát triển kinh doanh: Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không cần lo lắng về các thủ tục pháp lý.
IV. Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện theo Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, về cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu hệ thống thủ tục hành chính có hỗ trợ) đến cơ quan cấp Giấy phép có thẩm quyền tại địa phương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
- Theo Điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp Giấy phép thông thường là Sở Công Thương nơi Văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở; trường hợp đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao thì thẩm quyền có thể thuộc Ban Quản lý tương ứng theo quy định.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong thời hạn này theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Bước 3: Cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Đối với trường hợp hoạt động của thương nhân nước ngoài chưa phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc cấp phép còn phải thực hiện thủ tục xin ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng quản lý chuyên ngành theo khoản 5 Điều 7 và quy định có liên quan tại Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
- Sau khi được cấp Giấy phép, thương nhân nước ngoài cần tổ chức hoạt động đúng nội dung được cấp phép, thực hiện các nghĩa vụ liên quan và lưu ý thủ tục điều chỉnh Giấy phép khi có thay đổi thông tin thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Lưu ý về biểu mẫu: Thương nhân có thể tham khảo Văn bản hợp nhất số 23/VBHN-BCT ngày 30/3/2026 của Bộ Công Thương. Văn bản này hợp nhất các quy định về biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, được xây dựng trên cơ sở Thông tư số 11/2016/TT-BCT và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Đây là nguồn tham khảo biểu mẫu cho các thủ tục cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép và báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện.
Quý khách hàng quan tâm đến dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, vui lòng liên hệ Công ty Đại Quang Minh theo số Hotline: 0932.191.299; Zalo: 0932.191.299; Email: info@quangminhlawfirm.com; Viber: (+84) 329 656 280; WhatsApp: (+84) 329 656 280; WeChat: (+84) 329 656 280 (ID: daiquangminh123) để được hỗ trợ miễn phí, trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất.
Ngoài ra, Công ty Đại Quang Minh đang cung cấp cho Quý khách hàng các Dịch vụ về Giấy phép con khác; Đăng ký doanh nghiệp; Đầu tư; Lao động nước ngoài; Tư vấn thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Liên hệ:
- Zalo: 0932.191.299
- Gmail: info@quangminhlawfirm.com
- Viber: (+84) 329 656 280
- WhatsApp: (+84) 329 656 280
- Wechat: (+84) 329 656 280 (ID: daiquangminh123)
- Telegram: (+84) 329 656 280
Trong quá trình hoạt động, nếu Quý khách hàng có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ, hãy liên hệ với Công ty Đại Quang Minh. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng Quý khách hàng trong quá trình xây dựng, hoạt động và phát triển.
Chúc Quý khách hàng phát triển bền vững, đột phá thành công.
Trân trọng cảm ơn./.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
2. TƯ VẤN, THỰC HIỆN THỦ TỤC VỀ PHÁP LÝ DỰ ÁN: ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG THỦ TỤC ĐẦU TƯ ĐẶC BIỆT 2026
Bình luận: