DỊCH VỤ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN (2026): HƯỚNG DẪN CHI TIẾT THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Việc văn phòng đại diện ngừng hoạt động trên thực tế không đồng nghĩa với việc đã chấm dứt tồn tại về mặt pháp lý. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định, cơ quan nhà nước vẫn có thể ghi nhận tình trạng đang hoạt động, kéo theo nhiều rủi ro như bị xử phạt vi phạm hành chính, phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc ảnh hưởng đến các thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp sau này.
Vậy hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Trình tự thực hiện ra sao? Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Đại Quang Minh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quy định hiện hành.
Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Công ty Luật Đại Quang Minh theo số Hotline: 0932.191.299; Zalo: 0932.191.299; Email: info@quangminhlawfirm.com; Viber: (+84) 337 926 405; WhatsApp: (+84) 337 926 405; WeChat: (+84) 337 926 405 (ID: pouniverse) để được hỗ trợ miễn phí, trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất.
Ngoài ra, Hãng Luật Đại Quang Minh đang cung cấp cho Quý khách hàng các Dịch vụ về Giấy phép con khác; Đăng ký doanh nghiệp; Đầu tư; Lao động nước ngoài; Tư vấn thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Liên hệ:
- Zalo: 0932.191.299
- Gmail: info@quangminhlawfirm.com
- Viber: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
- WhatsApp: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
- Wechat: (+84) 337926405 (ID: _pouniverse)/ (+84) 869672216 (ID: DQM_Verna)
- Telegram: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
I. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Do văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp sinh lợi nhuận nên trong quá trình hoạt động, khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc vận hành, tái cơ cấu tổ chức hoặc thay đổi định hướng phát triển kinh doanh, doanh nghiệp có thể chủ động quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nhằm tối ưu chi phí và bộ máy quản lý.
Bên cạnh đó, căn cứ Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện bắt buộc phải chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động khi doanh nghiệp chủ quản thực hiện thủ tục giải thể theo quy định pháp luật;
- Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động khi hết thời hạn hoạt động được ghi nhận trong Giấy phép thành lập mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục gia hạn;
- Văn phòng đại diện bị buộc chấm dứt hoạt động theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền do bị thu hồi Giấy phép thành lập hoặc không được gia hạn Giấy phép hoạt động;
- Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong trường hợp hoạt động thực tế không đúng với nội dung đã đăng ký hoặc vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
II. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng với từng giai đoạn thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:
Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện
Đây là bước đầu tiên trong quá trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nhằm thông báo với cơ quan thuế về việc văn phòng đại diện ngừng hoạt động.
Hồ sơ gồm:
Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đối với công ty TNHH một thành viên;
- Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ thuế sẽ giúp quá trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện nhanh chóng, hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Hồ sơ gồm:
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có);
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần;
- Văn bản xác nhận của cơ quan công an về việc đã thu hồi con dấu (nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp).
Hồ sơ trả con dấu của văn phòng đại diện
Trường hợp văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu theo quy định.
Hồ sơ gồm:
- Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;
- Con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bản gốc;
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục trả con dấu (nếu có).
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn ở bước hoàn tất nghĩa vụ thuế và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ tình trạng pháp lý, nghĩa vụ thuế và hồ sơ nội bộ trước khi nộp hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tại sao Khách hàng nên chọn Hãng Luật Đại Quang Minh
Nguồn nhân lực: Được thành lập từ tháng 9/2009, với hơn 15 năm kinh nghiệm, Công ty Luật Đại Quang Minh quy tụ đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong tư vấn cho các doanh nghiệp tư nhân trên toàn quốc.
Chính sách tư vấn: Khách hàng được tặng gói tư vấn pháp lý hoàn toàn miễn phí khi sử dụng dịch vụ tại Công ty.
Tính chuyên nghiệp và kinh nghiệm: Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, đảm bảo quá trình tư vấn nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian: Sử dụng dịch vụ của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian khi mọi thủ tục và hồ sơ liên quan đều được thực hiện trọn gói.
Tuân thủ pháp luật: Chúng tôi đảm bảo mọi quy trình đều tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành.
Tính linh hoạt: Dịch vụ tư vấn được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Đối tác tin cậy: Hãng Luật Đại Quang Minh đã xây dựng được uy tín trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp với chi phí hợp lý cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Bảo mật thông tin: Chúng tôi cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân và thông tin kinh doanh của khách hàng.
Hỗ trợ chi tiết: Cung cấp hướng dẫn đầy đủ về quy trình và yêu cầu, giúp khách hàng hiểu rõ từng bước trong việc thành lập doanh nghiệp.
Tối ưu quy trình: Chúng tôi giúp đơn giản hóa quy trình đăng ký kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và những khó khăn có thể phát sinh.
Trải nghiệm khách hàng: Luôn hướng đến việc mang lại trải nghiệm tốt nhất thông qua tư vấn chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tâm.
Tập trung phát triển kinh doanh: Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không cần lo lắng về các thủ tục pháp lý.
III. Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện qua các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế
Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện.
Hồ sơ thực hiện gồm:
- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu số 24/ĐK-TCT;
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền);
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở để thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính liên quan theo quy định.
Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn tất thủ tục thuế, doanh nghiệp nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chuyển thông tin sang cơ quan thuế để xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện.
Trường hợp cơ quan thuế không có ý kiến từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quy định.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
Bước 3: Thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu của văn phòng đại diện
Đối với văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền.
Một số lưu ý quan trọng:
- Văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 và sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp phải thực hiện thủ tục trả dấu theo quy định;
- Đối với văn phòng đại diện sử dụng con dấu tự khắc theo quy định hiện hành thì không phải thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu khi chấm dứt hoạt động.
Do thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có liên quan đến nhiều cơ quan quản lý khác nhau như cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan công an nên doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ nghĩa vụ thuế, lao động và hồ sơ pháp lý trước khi thực hiện để tránh phát sinh vướng mắc hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng trình tự, đầy đủ hồ sơ và hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý liên quan, đặc biệt là nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh vi phạm hành chính không cần thiết.
Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc liên quan đến thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc cần hỗ trợ soạn hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, vui lòng liên hệ Công ty Luật Đại Quang Minh để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Công ty Luật Đại Quang Minh theo số Hotline: 0932.191.299; Zalo: 0932.191.299; Email: info@quangminhlawfirm.com; Viber: (+84) 337 926 405; WhatsApp: (+84) 337 926 405; WeChat: (+84) 337 926 405 (ID: pouniverse) để được hỗ trợ miễn phí, trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất.
Ngoài ra, Hãng Luật Đại Quang Minh đang cung cấp cho Quý khách hàng các Dịch vụ về Giấy phép con khác; Đăng ký doanh nghiệp; Đầu tư; Lao động nước ngoài; Tư vấn thường xuyên cho hoạt động của doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Liên hệ:
- Zalo: 0932.191.299
- Gmail: info@quangminhlawfirm.com
- Viber: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
- WhatsApp: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
- Wechat: (+84) 337926405 (ID: _pouniverse)/ (+84) 869672216 (ID: DQM_Verna)
- Telegram: (+84) 337926405/ (+84) 869672216
Trong quá trình hoạt động, nếu Quý khách hàng có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ, hãy liên hệ với Hãng luật Đại Quang Minh. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng Quý khách hàng trong quá trình xây dựng, hoạt động và phát triển.
Chúc Quý khách hàng phát triển bền vững, đột phá thành công.
Trân trọng cảm ơn./.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
Bình luận: